De termen zoals gedefinieerd in de Bepalingen en voorwaarden en/of de .eu-Regels voor geschillenbeslechting worden in dit document gebruikt en geschreven met een hoofdletter.
1.1. Verwerking van persoonlijke gegevens
Door een Domeinnaam te registreren en de Registratiebepalingen en voorwaarden .eu-domeinnamen ("Bepalingen en voorwaarden") te aanvaarden, machtigt de Registreerder het Register om persoonlijke en andere gegevens te verwerken die vereist zijn voor het functioneren van het .eu-domeinnaamsysteem. De Registreerder gaat er uitdrukkelijk mee akkoord dat het Register de gegevens mag gebruiken voor het beheren van het systeem (dat wil zeggen met inbegrip van het toekennen van de Domeinnaam, overdracht van een Domeinnaam aan een nieuwe Registreerder, overdracht van één Domeinnaam of een portefeuille van Domeinnamen aan een nieuwe Registrator) en kan de gegevens overdragen aan derden, echter alleen:
De Registreerder heeft recht op inzage in zijn persoonlijke gegevens en kan deze laten aanpassen indien ze fouten bevatten.
De Registreerder moet het Register onmiddellijk via de Registrator informeren omtrent een wijziging van naam, adres, e-mailadres, telefoon- en faxnummers. Verzuim of vertraging bij het informeren van het Register omtrent de bedoelde wijzigingen kan resulteren in de beëindiging van de registratieovereenkomst.
1.2. Verzamelde informatie voor intern gebruik
De volgende persoonlijke gegevens worden verzameld voor intern gebruik door het Register (tenzij deze eveneens beschikbaar zijn via de WHOIS-zoekfunctie als bepaald in paragraaf 2 van dit document):
De informatie moet betrekking hebben op de Registreerder en niet in het Register zijn opgenomen als betrekking hebbend op de Registrator, gemachtigde of vertegenwoordiger van een persoon of entiteit die niet aan de Algemene Geschiktheidscriteria voldoet.
2.1. Inleiding
Het Register moet volgens de Regels met betrekking tot het overheidsbeleid een WHOIS-zoekfunctie beschikbaar stellen waarin, door het typen van een .eu-Domeinnaam, informatie kan worden gevonden over de contactpunten die de Domeinnaam technisch en bestuurlijk beheren.
Wanneer een Domeinnaam is geregistreerd, bevindt de informatie met betrekking tot die registratie zich in een WHOIS-databank, in overeenstemming met de regels zoals hieronder uiteengezet. De verzamelde informatie omvat de contactinformatie van de Registreerder, de betrokken Registrator en gegevens over de naamservers waaraan het Register de bevoegdheid voor de Domeinnaam delegeert en wordt nader uiteengezet in paragraaf 2.4 van dit document.
Door naar de Website van het Register te gaan en de Domeinnaam in te voeren in de WHOIS-zoekfunctie, kan toegang worden verkregen tot informatie over die naam en de Registreerder, in overeenstemming met de regels zoals hieronder uiteengezet.
Bij het registreren van een Domeinnaam wordt de Registreerder verzocht de Bepalingen en voorwaarden van het Register te aanvaarden welke het Register machtigen om bepaalde persoonlijke gegevens samen met bepaalde andere technische gegevens beschikbaar te maken op zijn website, om zo de transparantie van het domeinnaamsysteem aan het publiek te kunnen garanderen.
2.2. Doel
Het doel van de WHOIS-databank, zoals uiteengezet in het eerste lid van artikel 16 van Verordening (EG) nr. 874/2004 van de Commissie van 28 april 2004, is het verschaffen van redelijk nauwkeurige en actuele informatie over de contactpunten die de Domeinnamen onder het .eu-TLD technisch en bestuurlijk beheren.
Indien het Register beschikt over verkeerde, onjuiste of achterhaalde informatie is de Registreerder niet bereikbaar en kan hij de naam verliezen. Indien opzettelijk onjuiste informatie wordt verstrekt, overtreedt de Registreerder daarmee bovendien de Bepalingen en voorwaarden, wat eveneens kan leiden tot verlies van de Domeinnaam.
2.3. Aanduiding van natuurlijke personen en rechtspersonen
Zij die een verzoek tot registratie van een .eu-Domeinnaam hebben ingediend, moeten bepaalde informatie verstrekken via een geaccrediteerde .eu-Registrator. Ten behoeve van de naam van de Registreerder zijn er twee velden: Het eerste veld is voor de 'Naam' en het tweede voor het 'Bedrijf'. Beide velden kunnen worden ingevuld of alleen het 'Naam' veld.
Indien alleen het eerste veld wordt ingevuld, wordt aangenomen dat registratie plaatsvindt op naam van een particulier (natuurlijke persoon).
Indien het 'Bedrijf' veld wordt ingevuld, wordt aangenomen dat het bedrijf de Registreerder is. Dit zorgt ervoor dat de Domeinnaam van het bedrijf niet kan worden 'gegijzeld' door een werknemer die plotseling vertrekt of wordt ontslagen en wil proberen om de Domeinnaam via de beherende instantie over te dragen, te schrappen of te koppelen aan een andere website.
2.4. In de WHOIS gepubliceerde informatie
Alle Registreerders moeten de Bepalingen en voorwaarden accepteren waarbij de Registreerder het Register machtigt om bepaalde persoonlijke gegevens te publiceren.
Indien de Registreerder een particulier (natuurlijke persoon) is, wordt de gepubliceerde contactinformatie van de Registreerder beperkt tot het e-mailadres, tenzij de Registreerder aangeeft dat anders te willen.
Natuurlijke personen die een .eu-Domeinnaam aanvragen, worden uitdrukkelijk door hun Registrators gewezen op de mogelijkheid om een specifiek functioneel e-mailadres voor publicatie in de WHOIS-databank te creëren en te gebruiken als alternatief voor het gebruik van hun persoonlijke e-mailadres.
Alle overige verzamelde informatie wordt alleen bewaard voor intern gebruik in overeenstemming met paragraaf 1.2 van dit document. Deze informatie wordt niet onthuld aan derden tenzij in overeenstemming met paragraaf 2.6 van dit document.
2.5. Het voorkomen van misbruik van WHOIS-gegevens
Er kan toegang tot de WHOIS-gegevens worden verkregen via een puur tekstueel commando of met behulp van een webgebaseerde faciliteit. De tekstuele WHOIS-zoekfunctie bevat alleen technische informatie, die echter niet specifiek betrekking heeft op de Registreerder.
Ter voorkoming van misbruik van persoonlijke gegevens die beschikbaar zijn in de WHOIS-zoekfunctie op Internet, neemt het Register de volgende stappen:
Ter voorkoming van "data mining" bij de methode van tekstuele commando`s kunnen vanaf één en hetzelfde IP-adres maximaal 15 domeinnamen per 60 seconden worden opgevraagd.
2.6. Bekendmaking van persoonlijke gegevens
Derden kunnen legitieme redenen hebben om de bekendmaking aan te vragen van persoonlijke gegevens van natuurlijke personen die niet in de WHOIS-databank opgenomen zijn maar door het Register verwerkt zijn voor intern gebruik in overeenstemming met paragraaf 1.2 van dit document.
Derden moeten individueel verzoeken om de onthulling van deze gegevens door middel van een aanvraagformulier en zij moeten:
De derden die toegang vragen tot de gegevens, krijgen alleen toegang tot de gevraagde gegevens indien zij aan alle eisen voldoen, of indien het Register van een rechterlijke instantie binnen de Europese Gemeenschap opdracht krijgt die toegang te verlenen.
Het Register behoudt zich het recht voor om de aangewezen juridische procedure in te stellen tegen derden die in strijd met deze paragraaf handelen.
2.7. Internettoegankelijkheid
Voor de webgebaseerde faciliteit zullen speciale toegankelijkheidsvoorzieningen worden aangebracht, zodat mensen met een visuele beperking gelijkwaardige toegang tot de WHOIS-informatie hebben.
De automatisch gegenereerde willekeurige code die moet worden ingetoetst voordat een antwoord op de zoekopdracht wordt verkregen, zal willekeurig worden weergegeven in twee kleurencombinaties, waardoor het voor de meeste kleurenblinde gebruikers gemakkelijker wordt om toegang te verkrijgen.
Alle gebruikers met een visuele beperking kunnen een speciaal wachtwoord aanvragen bij het Register om toegang te krijgen tot de gegevens zonder een willekeurige code in te hoeven toetsen en om de e-mailadressen te ontvangen in de vorm van tekst in plaats van afbeeldingen waarin het e-mailadres is weergegeven.
Ter voorkoming van 'datamining' bij het gebruik van het speciale wachtwoord, kunnen maximaal 100 domeinnamen per dag worden opgevraagd.
Gebruikers met een visuele beperking worden verzocht het Register te voorzien van een officiële verklaring waarin hun handicap bevestigd wordt. Deze verklaring kan per post of per e-mail aan het Register worden gezonden en dient te worden verstrekt door de verantwoordelijke autoriteit in de afzonderlijke lidstaten. Het e-mailadres van de gebruiker die om het speciale wachtwoord vraagt, dient te worden opgenomen in de aanvraag van het speciale wachtwoord, aangezien de gebruiker dit per e-mail zal ontvangen.
Het Register zal deze aanvragen strikt vertrouwelijk behandelen en geen informatie doorgeven aan derden.